随着科技的飞速发展,我们已进入了信息时代。在这个时代,社会发展瞬息万变、信息急速增长、市场竞争空前激烈,人们相互之间的信息交流也就越来越频繁、越来越有必要。需经常举行各种形式的会议交流活动,如:企业间的商务谈判、政府之间的重大事件讨论与决策、各类学术与技术交流、企业内部事务汇报、日常业务交流讨论、职工培训讲座、文艺活动等等。
如今,随着多媒体网络时代的到来,人们已不满足于传统时代的简单会议交流功能,如仅限于语言、文字及幻灯片等。而是不断应用二十一世纪产生的先进科技成果---多媒体化(语言、电子文档、图片、图像等多种媒体)、电子化、自动化、网络化、远程化等综合性现代化手段(开会时,无需坐在同一个屋里,就能与办公大楼里的其他人、甚至与万里之外的人进行面对面讨论,直致作出重要决策),达到完整、高效、及时的信息沟通与交流效果,达到“世界任我知”的境界。